2.6 Diseño del organigrama y definición de roles

El mapa que ordena la casa

Un organigrama es una herramienta estratégica que muestra cómo fluye la autoridad, la responsabilidad y la comunicación dentro de la empresa. Cuando está bien diseñado, permite que cada persona sepa qué se espera de ella, a quién responde y con quién debe coordinarse.

1. Elegir el tipo de organigrama correcto

No todas las empresas necesitan el mismo formato:

• Vertical: útil para industrias y comercios con jerarquías claras (por ejemplo, una planta de producción de envases plásticos).

• Horizontal: ideal para empresas pequeñas o startups donde la colaboración es más importante que la jerarquía (como una tienda online con equipo reducido).

• Matricial: combina funciones y proyectos, común en empresas de ingeniería o desarrollo de software.

2. Definir los roles antes que los nombres

Un error común es armar el organigrama con nombres de personas y no con roles. Primero hay que definir funciones y responsabilidades, luego asignar quién las ocupa. Esto evita que, si alguien se va, todo el esquema se desarme.
Ejemplo: en una distribuidora de bebidas, definir el rol de Coordinador de Logística con sus funciones claras (control de stock, coordinación de rutas, contacto con transportistas) antes de asignar el cargo a Juan o María.

3. Detallar responsabilidades sin caer en burocracia

Cada puesto debe tener:

• Objetivo principal (su razón de ser).

• Tareas clave (acciones recurrentes).

• Indicadores de desempeño (cómo mediremos su éxito).

Por ejemplo: en una empresa de venta de maquinaria agrícola, el Técnico de Postventa puede tener como indicador principal el tiempo de respuesta a reparaciones y la satisfacción del cliente.

4. Hacerlo visible y accesible

El organigrama no sirve si está guardado en un archivo que nadie abre. Algunas prácticas útiles:

• Publicarlo en un mural interno o intranet.

• Incluirlo en el manual de bienvenida.

• Revisarlo cada seis meses o cuando haya cambios importantes.

5. Los beneficios que no siempre se ven

• Evita duplicidad de tareas y conflictos de autoridad.

• Mejora la comunicación entre áreas.

• Facilita la capacitación y el onboarding.

• Permite identificar vacíos en la estructura.

Por ejemplo: en una metalúrgica mediana, la simple inclusión de un organigrama actualizado permitió detectar que nadie estaba oficialmente a cargo de controlar los insumos, lo que derivaba en compras urgentes y costosas.