2.8 Herramientas de gestión administrativa y de RRHH

El error más común: confiar solo en la memoria

En muchas pymes, la gestión administrativa y de recursos humanos sigue dependiendo de cuadernos, hojas sueltas o la memoria del dueño. Esto genera errores, retrasos y pérdida de información clave. La tecnología, bien utilizada, permite que incluso empresas pequeñas trabajen con un nivel de organización propio de grandes corporaciones.

1. Sistemas de gestión integrados

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es ideal para unificar finanzas, inventarios, ventas y RRHH. Ejemplos que pueden adaptarse a distintos presupuestos:

• Odoo: flexible y con módulos para crecer a medida que la empresa lo necesita.

• Holded: muy intuitivo para comercios y negocios pequeños.

• SAP Business One: para empresas industriales o comerciales con mayor complejidad.

En una fábrica de muebles, un ERP permite saber en tiempo real cuántas unidades hay en stock, cuánto material se necesita para el próximo pedido y cuándo se debe pagar a cada proveedor.

2. Herramientas de RRHH

Para organizar la información del personal y automatizar procesos:

• BambooHR o Factorial: para registro de legajos, control de ausencias y evaluaciones de desempeño.

• Google Workspace: hojas de cálculo compartidas, formularios para solicitudes internas y calendarios para turnos o capacitaciones.

Un ejemplo real: una distribuidora de bebidas creó un formulario en Google Forms para que los empleados soliciten vacaciones, y las respuestas se registran automáticamente en una hoja compartida que el área administrativa usa para planificar la cobertura de puestos.

3. Comunicación interna fluida

Un chat de WhatsApp puede servir para emergencias, pero no es un sistema de comunicación interna serio.
Opciones más efectivas:

• Slack o Microsoft Teams: canales organizados por área o proyecto.

• Trello o Asana: para asignar y dar seguimiento a tareas.

En una empresa de servicios de refrigeración, usar un tablero de Trello con columnas de “Pendientes”, “En curso” y “Finalizados” permitió que todos supieran qué trabajos estaban activos sin tener que llamar a cada técnico.

4. Gestión documental digital

Pasar de archivadores físicos a documentos en la nube evita pérdidas y agiliza la búsqueda de información.

• Google Drive o Dropbox: carpetas por área, con permisos de acceso diferenciados.

• DocuSign o Adobe Sign: para firmar contratos a distancia.

5. El factor humano detrás de la tecnología

Una herramienta no resuelve nada si no hay hábitos y disciplina. Es fundamental capacitar al equipo, definir responsables y medir la adopción de cada sistema.