3.3 Organización de cuentas a pagar y cobrar

Mucho vendido no siempre significa mucho ganado

Muchas empresas creen que porque tienen buenas ventas están bien financieramente. Sin embargo, la falta de control en cuentas a cobrar y a pagar puede llevarlas a crisis de caja aunque los números de facturación sean altos. Organizar estos dos aspectos es vital para garantizar liquidez y estabilidad.

1. Cuentas a cobrar: el dinero que debería entrar

Objetivo: que las ventas realmente se conviertan en efectivo.
Acciones clave:

• Emitir facturas inmediatamente después de la venta o entrega.

• Definir políticas claras de crédito (plazos, montos máximos, condiciones).

• Dar seguimiento activo a cada cliente: recordatorios, llamadas, informes semanales.

• Ofrecer incentivos por pronto pago y penalidades por demora.

Ejemplo: Una empresa de insumos eléctricos implementó recordatorios automáticos por WhatsApp y redujo su morosidad en un 30%.

2. Cuentas a pagar: el dinero que debe salir

Objetivo: cumplir con proveedores y obligaciones sin ahogar la caja.
Acciones clave:

• Registrar todos los compromisos apenas se generan (no esperar al vencimiento).

• Negociar plazos con proveedores estratégicos.

• Priorizar pagos según impacto: primero impuestos y servicios críticos, luego gastos secundarios.

• Aprovechar descuentos por pronto pago cuando sea rentable.

Ejemplo: Una fábrica de envases acordó con su proveedor principal pagar cada 45 días en lugar de 30, liberando liquidez para cubrir sueldos sin pedir adelantos bancarios.

3. Herramientas prácticas para organizarse

• Tablero simple en Google Sheets: con columnas de cliente/proveedor, monto, fecha de vencimiento, estado (pendiente/pagado).

• Sistemas de gestión (Xubio, Alegra, Colppy): integran cuentas a pagar y cobrar con facturación.

• Alertas automáticas: programadas en Google Calendar o en el software de gestión.

4. Indicadores clave para monitorear

• DSO (Días de Cuentas por Cobrar): promedio de días que tardás en cobrar.

• DPO (Días de Cuentas por Pagar): promedio de días en pagar a proveedores.

• Índice de liquidez: dinero disponible para cubrir obligaciones inmediatas.

Ejemplo: Una distribuidora de alimentos descubrió que cobraba en promedio a 75 días y pagaba a 30. Ese desajuste era la causa de sus constantes problemas de caja, no la falta de ventas.

5. Errores comunes

• Confiar sólo en la memoria para recordar vencimientos.

• Vender sin analizar la capacidad de pago del cliente.

• Usar ingresos de clientes para gastos personales antes de cubrir compromisos.

• No conciliar periódicamente los registros con bancos y proveedores.

6. Beneficios de una buena organización

• Flujo de caja más previsible.

• Menos estrés financiero.

• Mejor relación con proveedores.

• Mayor capacidad de negociación y crecimiento.

Pregunta de reflexión

¿Tenés hoy un registro actualizado de lo que tus clientes te deben y lo que vos debés a proveedores, o solo lo sabés de memoria?

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