6.1. Planificación y control de operaciones (PCO)

El corazón invisible de la empresa

La mayoría de los empresarios dedican tiempo a ventas, precios o marketing, pero descuidan la planificación y control de operaciones. Esto significa organizar cómo se producen bienes o servicios, cómo se gestionan los recursos y cómo se cumple lo prometido a los clientes. Una empresa puede vender mucho, pero si no planifica ni controla su operación, termina con retrasos, quejas, desperdicios y pérdida de rentabilidad.

1. Qué es la PCO y por qué es clave

La PCO busca responder tres preguntas:

• ¿Qué vamos a producir o entregar?

• ¿Cuándo lo vamos a hacer?

• ¿Con qué recursos lo vamos a cumplir?

Ejemplo: una fábrica de muebles que organiza su producción con un plan semanal evita tener clientes esperando meses y reduce los retrabajos por falta de insumos.

2. Elementos básicos de la planificación de operaciones

• Demanda estimada: cuántos pedidos se esperan y en qué plazos.

• Capacidad instalada: cuánto puede producir la empresa con sus máquinas, personal y turnos.

• Disponibilidad de insumos: stock actual, tiempos de reposición, proveedores alternativos.

• Calendario de producción o servicios: qué se hace, quién lo hace y en qué orden.

Ejemplo: una clínica estética organiza su agenda considerando el tiempo de cada tratamiento, la disponibilidad de equipos y la cantidad de profesionales, evitando sobrecargar turnos.

3. Control de operaciones: medir y ajustar

Planificar no alcanza; hay que controlar. El control de operaciones se hace comparando lo planeado con lo ejecutado:

• Producción programada vs. producción real.

• Plazos prometidos vs. entregas efectivas.

• Costos planificados vs. costos reales.

Ejemplo: una empresa de cartelería detecta que un trabajo planificado para 10 días lleva 15 en promedio. Gracias al control, puede identificar que el cuello de botella está en el área de pintura y decide reforzar ese sector.

4. Herramientas prácticas de PCO

• Hojas de Excel o Google Sheets: útiles para programar tareas, asignar responsables y fechas.

• Tableros visuales (Kanban): Trello o Jira permiten ver en qué etapa está cada pedido.

• Sistemas de gestión ERP: Odoo, SAP Business One o Tango Gestión integran producción, stock, compras y ventas.

• Indicadores básicos: tasa de cumplimiento de plazos, porcentaje de retrabajos, productividad por hora.

5. Errores frecuentes en planificación y control

• Confiar en la memoria y no en sistemas escritos.

• Prometer plazos sin evaluar capacidad real.

• No tener planes alternativos cuando falla un proveedor o equipo.

• No capacitar al personal en procesos estandarizados.

6. Ejercicio práctico

1. Elegí un pedido o proyecto grande de tu empresa en el último mes.

2. Anotá: cuánto tiempo planeaste que tardaría, cuánto tardó realmente, qué recursos consumió.

3. Identificá dónde se produjo la desviación (falta de insumo, máquina rota, mala coordinación).

4. Definí una acción concreta para que no se repita (nuevo proveedor, mantenimiento preventivo, checklist de tareas).

Pregunta de reflexión

¿Tu empresa planifica y controla sus operaciones de manera sistemática o sigue funcionando con improvisación y apagando incendios todos los días?