6.4. Gestión de stock y proveedores

El equilibrio entre exceso y escasez

Tener demasiado stock inmoviliza capital, ocupa espacio y puede generar pérdidas por vencimientos o deterioro. Tener poco stock, en cambio, provoca quiebres de inventario, atrasos en entregas y clientes insatisfechos. La gestión de stock y proveedores busca ese punto de equilibrio que asegura continuidad operativa y eficiencia financiera.

1. Principios básicos de gestión de stock

• Stock mínimo: cantidad mínima necesaria para no interrumpir la operación.

• Stock de seguridad: margen adicional para cubrir imprevistos en la demanda o retrasos de proveedores.

• Punto de reposición: nivel de stock en el que hay que realizar un nuevo pedido para reponer antes de que se agote.

• Rotación de inventario: frecuencia con la que el stock se renueva; cuanto más alto, mejor aprovechamiento del capital.

Ejemplo: una distribuidora de insumos médicos define que siempre debe tener al menos 200 cajas de guantes en stock y repone automáticamente cuando baja de ese número. Así evita quedarse sin insumos en momentos de alta demanda.

2. Tipos de inventario

• Materias primas: materiales básicos para la producción (ejemplo: madera en una fábrica de muebles).

• Productos en proceso: bienes que están en producción pero no terminados.

• Productos terminados: listos para la venta (ejemplo: carteles ya pintados y embalados).

• Repuestos y consumibles: necesarios para el funcionamiento de máquinas o servicios.

3. Gestión de proveedores

Un buen proveedor no es solo quien ofrece el mejor precio, sino quien garantiza:

• Calidad constante: evitar rechazos y devoluciones.

• Cumplimiento de plazos: entrega puntual de insumos.

• Flexibilidad: capacidad de ajustar pedidos en picos de demanda.

• Soporte y comunicación: respuesta rápida ante problemas.

Ejemplo: una fábrica de pisos deportivos eligió un proveedor de pinturas que ofrecía precios bajos, pero fallaba en las entregas. Después de varios atrasos que dañaron su reputación, prefirió un proveedor más caro pero confiable, que terminó siendo más rentable a largo plazo.

4. Herramientas para gestionar stock y proveedores

• Excel o Google Sheets: útiles para pequeños negocios que recién empiezan a registrar inventario.

• Sistemas de gestión de stock: Alegra, Bind ERP, Colppy.

• ERP más completos: Odoo, SAP Business One, Tango Gestión, ideales para integrar stock con compras, ventas y finanzas.

• Métodos de control: códigos de barras, QR o RFID para automatizar conteos.

5. Estrategias de optimización

• ABC de inventario: clasificar productos según importancia:

  • A: los más valiosos o críticos (requieren control estricto).

  • B: intermedios.

  • C: de bajo valor (control simple).

• Just in Time (JIT): comprar y producir solo lo necesario, en el momento justo (requiere proveedores confiables).

• Compras planificadas: aprovechar economías de escala sin caer en exceso de stock.

• Auditorías periódicas: conciliación entre inventario físico y registros.

Ejemplo: un concesionario de autos clasificó sus repuestos en categorías A, B y C. Descubrió que el 70% de sus ventas provenía de solo el 20% de los repuestos (categoría A). Desde entonces concentra más inversión en ese grupo.

6. Errores comunes

• Comprar sin proyecciones claras de demanda.

• Elegir proveedores solo por precio y no por confiabilidad.

• No registrar entradas y salidas de stock de manera sistemática.

• No medir pérdidas por productos vencidos o dañados.

7. Ejercicio práctico

1. Listá los 20 productos o insumos principales de tu negocio.

2. Clasificalos en A, B y C según su valor y frecuencia de ventas.

3. Definí para los A un stock mínimo, un stock de seguridad y un punto de reposición.

4. Revisá tus tres principales proveedores: ¿te garantizan precio, calidad y plazos? Si uno falla en más de dos aspectos, buscá alternativas.

Pregunta de reflexión

¿Tu stock y proveedores están bajo control con datos claros, o tu empresa sigue comprando y almacenando “a ojo” esperando que alcance para cumplir?